Politique de confidentialité

In this Policy, ‘DWF’ refers to the leading providers of legal services in Canada which practice using the name ‘DWF’. For full details of these entities, please see our Legal Notices.

Our Commitment to Privacy

DWF is committed to maintaining the security, confidentiality and privacy of your personal information in accordance with all national and provincial privacy laws.

This Policy explains how we collect, use and disclose personal information concerning our clients and other individuals (“you”) other than our professionals, employees and agents. This Policy has been developed in compliance with applicable privacy legislation.

Any personal information that is provided to DWF is treated with care and is subject to this Policy and applicable law. Your information will not be used or disclosed in any way that you have not consented to, as set out below. Our professionals, employees and agents are also subject to professional and ethical obligations relating to the confidentiality of information received in the context of providing legal services.

When you provide your personal information to DWF you are providing your consent to the collection, use and disclosure of your personal information as set out in this Policy. If you do not consent to the collection, use and disclosure of your personal information please do not provide any personal information to DWF. Some services, however, may not be able to be provided without the disclosure of personal information.

What is Personal Information

Personal information is information about an identifiable individual or information that permits an individual to be identified. Generally, this does not include business contact information such as your name, title, business address or business telephone number.

You may be asked to provide personal information of yourself or other persons, including witnesses, employees, family members, adverse parties, shareholders or directors.

Information requested may include their name, date of birth, home address, financial and credit information, billing and account information and other information that may be relevant to the legal services that are being provided to you.

Information that is generally publicly available is not subject this Policy.

Our Commitment

DWF takes responsibility for maintaining and protecting the personal information under our control. We have appointed a National Privacy Officer who can be contacted directly by you and who is responsible for our ongoing compliance with this Policy, applicable legislation and our best practices.

1. Ryan Darby
DWF
2400 – 200 Granville Street
Vancouver, British Columbia V6C 1S4
Tel: 604-891-7214

In Quebec, the Managing Partner of DWF (Québec) S.E.N.R.L. / DWF (Québec) LLP may delegate some functions to the National Privacy Officer from time to time, but remains ultimately responsible for responding to privacy access and rectification requests. The Managing Partner of DWF (Québec) S.E.N.R.L. / DWF (Québec) LLP may be contacted at [email protected]

Purposes for which Personal Information is Collected

In the course of providing legal advice to our clients, DWF requires access to all relevant information that relates to our retainers and the representation of our clients. Some of the information required to perform our services will include personal information about our clients and other individuals. DWF collects, uses and discloses personal information as required to perform our services and meet the purposes identified herein. Typically we collect personal information that is voluntarily provided by the individual in question. At times, however, we may collect information from other sources such as government bodies or third parties such as employers, references and service providers, as permitted by law.

We collect, use and disclose personal information for purposes identified at the time the information is collected or as permitted or required by law, which purposes include but are not limited to the following:

  • To provide legal and other related services;
  • To comply with our professional obligations, including rules regarding client identification and verification;
  • To establish and maintain client and supplier relationships, including whether to establish such a relationship;
  • To fulfill legal duties and avoid conflicts of interest;
  • To communicate with our clients;
  • For administrative, management and business purposes such as to administer accounts, issue invoices, evaluate credit standing and fulfill contractual obligations;
  • To manage, develop and evaluate our business and operations;
  • To comply with legal and regulatory requirements; and
  • For any other purpose for which we have your consent.

We may also use the information to communicate with you and others for the purposes of providing newsletters, invitations to events, and other communications which we consider may be of interest to you or for survey purposes and to evaluate client services and satisfaction. If you do not want us to use your personal information for these additional purposes, you may notify us at any time by providing written notice to us. You will not be refused services merely because you have advised us to stop using information for these additional purposes.

Group Activities

DWF may use, collect or disclose personal information they collect internally, or disclose it to other entities in the DWF Group (some of which may be outside Canada), where relevant for the purposes of providing our services. A basis for use or disclosure will include, but not be limited to:

  • to facilitate file opening on firm platforms and client identification activities, including Anti-Money Laundering processing requirements and conflict searches
  • to facilitate transaction management
  • to facilitate financial transaction management including making payments and depositing cheques.
  • to facilitate information technology support in the context of managing the filing system, creating and accessing backups of client files and information. to facilitate internal legal advice on client files
  • the provision of general legal advice on client files
  • where you instruct us in respect of any of your matters to work in conjunction with our offices in another province or country.

DWF may use, collect or disclose personal information they collect internally in respect of their employees, to the extent that this is relevant in its role as an employer, or otherwise in relation to the terms of their engagement with our businesses:

  • to facilitate central shared administration functions, which includes access to group intranet data, redirecting email communications and processing multi-party complaints
  • to facilitate HR management and support in relation to employee management, hiring, terminations, rewards, adjustments and payroll
  • to facilitate information technology management through providing access to equipment, issuing email addresses, recording remote resources and issuing telephone numbers.

The DWF Group entities receiving this information for the purposes listed above may be located in any of the regions specified on the Group’s location page at: https://dwfgroup.com/en/locations. The DWF Group’s global Privacy Notice, including the details of its data protection officer who can answer queries about internationalised data, can be found at https://dwfgroup.com/en/notices/dwf-privacy-notice.

Consent

Personal information is provided to us in confidence and we do not disclose the information to any third party except with actual or implied consent or as permitted or required by law. We do not exchange or sell personal information. By providing personal information to us, you agree that we may collect, use and disclose such personal information as set out in this Privacy Policy and as otherwise permitted or required by law.

When appropriate, we will ask for specific consent to collect, use and disclose personal information. This may be done in writing or orally. In some circumstances consent is implied through the individual relationship or conduct. Your consent can also be provided through an authorized representative such as a lawyer, agent or broker. Examples of when we may collect, use or disclose personal information without your knowledge or consent are:

  • The personal information is publicly available from a prescribed source, such as a telephone directory;
  • DWF is collecting or paying a debt; and
  • It is reasonable to expect that obtaining consent would compromise an investigation or proceeding.

You are able to withdraw your consent with reasonable notice at any time, subject to legal or contractual restrictions. Upon receipt of a notice of withdrawal of consent, we will inform you of the likely consequences of the withdrawal of consent, which may include our inability to provide services for which that information is necessary.

Disclosure of Personal Information

DWF may disclose your personal information, subject to our professional obligations and for the purposes of providing legal services, to third parties including adverse parties and their counsel, witnesses, service providers and experts in the context of legal proceedings and business transactions or as permitted by law.

DWF may also disclose your personal information when we have your permission to do so or we may disclose such information to your agent. Further, DWF may disclose your personal information to government or regulatory entities that have asserted their lawful authority to obtain the information or to comply with other legal requirements such as a subpoena or an order of the court.

Storing and Protecting Your Personal Information

DWF strives to protect your personal information by security safeguards appropriate to the sensitivity of the personal information. Our security safeguards are those customarily found in the legal profession and include premises security, organizational restrictions to information, and technological measures, such as security software and firewalls to prevent unauthorized computer access, internal passwords and security policies.

Access and Accuracy of Your Personal Information

You have a right to access your personal information held by DWF. You may request access to your personal information and information about our collection, use and disclosure of that information by contacting our Privacy Officer in writing at the address indicated above. We do reserve the right to confirm your identity before complying with any access request. Access may be denied if required or authorized by law, including in accordance with the requirements of client confidentiality or solicitor-client privilege. If a request for access is denied, we will provide an explanation of the reasons for the refusal.

DWF strives to ensure your personal information is accurate. You may challenge the accuracy of your personal information in our custody, and Whitelaw Twining will amend personal information where appropriate.

Our Privacy Policy only applies to information collected by DWF. We are not responsible for the privacy practices and policies of third parties.

DWF reviews our policies and best practices on a periodic basis and will post any revised or updated policy from time to time as required.

Notre engagement envers la confidentialité

WT BCA LLP est une société à responsabilité limitée professionnelle constituée et existante en vertu des lois de la province de la Colombie-Britannique, au Canada. DFW LLP est une société à responsabilité limitée professionnelle constituée et existante en vertu des lois de la province de l’Alberta, au Canada. DFW (Ontario) LLP est une société à responsabilité limitée professionnelle constituée et existante en vertu des lois de la province de l’Ontario, au Canada. « DFW » et « W-T » sont des noms commerciaux de WT BCA LLP, DFW LLP et DFW (Ontario) LLP. WT BCA LLP, DFW LLP et DFW (Ontario) LLP, ainsi que leur direction et leurs partenariats (collectivement « DFW », « nous » ou « notre »), s’engagent à maintenir la sécurité, la confidentialité et la protection de vos renseignements personnels. La présente politique explique comment nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels concernant nos clients et d’autres personnes (« vous »), à l’exception de nos professionnels, employés et mandataires. Cette politique a été élaborée conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Tout renseignement personnel fourni à DFW est traité avec soin et est assujetti à la présente politique et aux lois applicables. Vos renseignements ne seront pas utilisés ni divulgués d’une manière à laquelle vous n’avez pas consenti, tel qu’indiqué ci-dessous. Nos professionnels, employés et mandataires sont également assujettis à des obligations professionnelles et déontologiques relatives à la confidentialité des renseignements reçus dans le cadre de la prestation de services juridiques.

Lorsque vous fournissez vos renseignements personnels à DFW, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels conformément à la présente politique. Si vous ne consentez pas à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels, veuillez ne pas fournir de renseignements personnels à DFW. Certains services, toutefois, pourraient ne pas être disponibles sans la divulgation de renseignements personnels.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel

Un renseignement personnel est un renseignement concernant une personne identifiable ou un renseignement permettant d’identifier une personne. En général, cela n’inclut pas les coordonnées professionnelles, telles que votre nom, votre titre, votre adresse d’affaires ou votre numéro de téléphone professionnel.

Il se peut qu’on vous demande de fournir des renseignements personnels vous concernant ou concernant d’autres personnes, notamment des témoins, employés, membres de la famille, parties adverses, actionnaires ou administrateurs. Les renseignements demandés peuvent comprendre leur nom, leur date de naissance, leur adresse domiciliaire, leurs renseignements financiers et de crédit, leurs renseignements de facturation et de compte, ainsi que d’autres renseignements pertinents aux services juridiques fournis.

Les renseignements généralement accessibles au public ne sont pas assujettis à la présente politique.

Notre engagement

DFW assume la responsabilité du maintien et de la protection des renseignements personnels sous notre contrôle. Nous avons nommé un agent de la protection de la vie privée qui peut être contacté directement et qui est responsable de notre conformité continue à la présente politique, à la législation applicable et à nos meilleures pratiques.

  1. Ryan Darby
    DFW
    2400 – 200 Granville Street
    Vancouver (Colombie-Britannique) V6C 1S4
    Tél. : 604-891-7214

Fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis

Dans le cadre de la prestation de conseils juridiques à nos clients, DFW doit avoir accès à tous les renseignements pertinents liés à nos mandats et à la représentation de nos clients. Certains renseignements nécessaires à la prestation de nos services comprendront des renseignements personnels sur nos clients et d’autres personnes. DFW recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels selon ce qui est requis pour exécuter nos services et atteindre les fins précisées aux présentes. En général, nous recueillons les renseignements personnels fournis volontairement par la personne concernée. À l’occasion, toutefois, nous pouvons recueillir des renseignements auprès d’autres sources, telles que des organismes gouvernementaux ou des tiers (employeurs, références, fournisseurs de services), conformément à la loi.

Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels pour les fins indiquées au moment de la collecte ou selon ce qui est permis ou exigé par la loi, notamment :

  • Fournir des services juridiques et connexes ;
  • Respecter nos obligations professionnelles, y compris les règles concernant l’identification et la vérification des clients ;
  • Établir et maintenir des relations avec les clients et les fournisseurs, y compris déterminer s’il convient d’établir une telle relation ;
  • S’acquitter de nos obligations juridiques et éviter les conflits d’intérêts ;
  • Communiquer avec nos clients ;
  • À des fins administratives, de gestion et d’affaires, notamment pour gérer les comptes, émettre des factures, évaluer la solvabilité et remplir des obligations contractuelles ;
  • Gérer, développer et évaluer notre entreprise et nos opérations ;
  • Respecter les exigences légales et réglementaires ;
  • Et pour toute autre fin pour laquelle nous avons obtenu votre consentement.

Nous pouvons également utiliser ces renseignements pour communiquer avec vous et d’autres personnes afin de vous transmettre des infolettres, des invitations à des événements et d’autres communications susceptibles de vous intéresser, ou encore à des fins de sondage et d’évaluation de la satisfaction de la clientèle. Si vous ne souhaitez pas que nous utilisions vos renseignements personnels à ces fins additionnelles, vous pouvez nous en aviser en tout temps par écrit à l’attention de notre agent de la protection de la vie privée. Vous ne serez pas privé de services pour avoir demandé l’arrêt de cette utilisation.

Activités de groupe

DFW peut utiliser, recueillir ou divulguer les renseignements personnels qu’elle recueille à l’interne, ou les divulguer à d’autres entités du groupe DWF (dont certaines peuvent être situées à l’extérieur du Canada), lorsque cela est pertinent pour la prestation de nos services. Les motifs d’utilisation ou de divulgation comprennent notamment :

– faciliter l’ouverture de dossiers sur les plateformes du cabinet et les activités d’identification des clients, y compris les exigences liées au traitement contre le blanchiment d’argent et les vérifications de conflits ;

– faciliter la gestion des transactions ;

– faciliter la gestion des transactions financières, y compris les paiements et les dépôts de chèques ;

– faciliter le soutien informatique dans le cadre de la gestion du système de classement, de la création et de l’accès à des sauvegardes de dossiers et d’informations de clients, et fournir des conseils juridiques internes sur les dossiers des clients ;

– la prestation de conseils juridiques généraux sur les dossiers des clients ;

– lorsque vous nous mandatez pour collaborer avec nos bureaux dans une autre province ou un autre pays.

DFW peut aussi utiliser, recueillir ou divulguer des renseignements personnels à l’interne concernant ses employés, dans la mesure où cela est pertinent dans son rôle d’employeur ou autrement lié aux conditions de leur engagement auprès de notre entreprise :

– pour faciliter les fonctions administratives partagées centrales, notamment l’accès aux données de l’intranet du groupe, la redirection des courriels et le traitement des plaintes multipartites ;

– pour faciliter la gestion et le soutien des ressources humaines, y compris la gestion du personnel, l’embauche, les cessations d’emploi, les récompenses, les ajustements et la paie ;

– pour faciliter la gestion des technologies de l’information en fournissant l’accès à l’équipement, l’attribution d’adresses courriel, l’enregistrement des ressources à distance et l’attribution de numéros de téléphone.

Les entités du groupe DWF recevant ces renseignements aux fins énumérées ci-dessus peuvent être situées dans n’importe quelle région indiquée sur la page des emplacements du groupe à l’adresse suivante : https://dwfgroup.com/en/locations. L’avis mondial sur la protection des renseignements personnels du groupe DWF, y compris les coordonnées de son responsable de la protection des données qui peut répondre aux questions concernant les données internationales, se trouve à l’adresse suivante : https://dwfgroup.com/en/notices/dwf-privacy-notice.

Consentement

Les renseignements personnels nous sont fournis en toute confiance, et nous ne les divulguons à aucun tiers sauf avec un consentement exprès ou implicite, ou selon ce qui est permis ou exigé par la loi. Nous n’échangeons ni ne vendons de renseignements personnels. En nous fournissant des renseignements personnels, vous acceptez que nous puissions recueillir, utiliser et divulguer ces renseignements conformément à la présente politique de confidentialité et selon ce qui est autrement permis ou exigé par la loi.

Lorsque cela est approprié, nous demanderons un consentement explicite pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels. Cela peut se faire par écrit ou verbalement. Dans certaines circonstances, le consentement est implicite par la relation ou la conduite de la personne. Votre consentement peut également être donné par un représentant autorisé, comme un avocat, un mandataire ou un courtier. Voici des exemples de situations où nous pourrions recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans votre connaissance ou consentement :

  • Les renseignements personnels sont accessibles au public à partir d’une source prescrite, comme un annuaire téléphonique ;
  • DFW recouvre ou paie une dette ;
  • Il est raisonnable de s’attendre à ce que l’obtention du consentement compromette une enquête ou une instance.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, moyennant un préavis raisonnable et sous réserve des restrictions légales ou contractuelles. Dès réception d’un avis de retrait du consentement, nous vous informerons des conséquences probables, qui peuvent inclure notre incapacité à fournir certains services nécessitant ces renseignements.

Divulgation de renseignements personnels

DFW peut divulguer vos renseignements personnels, sous réserve de nos obligations professionnelles et aux fins de la prestation de services juridiques, à des tiers, notamment les parties adverses et leurs avocats, témoins, fournisseurs de services et experts dans le cadre de procédures judiciaires et de transactions commerciales, ou selon ce qui est permis par la loi.

DFW peut également divulguer vos renseignements personnels lorsque nous avons votre permission ou à votre mandataire. De plus, DFW peut divulguer vos renseignements personnels à des entités gouvernementales ou réglementaires qui ont affirmé leur autorité légale pour obtenir ces renseignements, ou afin de se conformer à d’autres exigences légales telles qu’une assignation ou une ordonnance du tribunal.

Stockage et protection de vos renseignements personnels

DFW s’efforce de protéger vos renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité appropriées selon la sensibilité des renseignements. Nos mesures de sécurité sont celles couramment utilisées dans la profession juridique et comprennent la sécurité des locaux, des restrictions organisationnelles quant à l’accès à l’information, et des mesures technologiques telles que des logiciels de sécurité et des pare-feu pour empêcher tout accès non autorisé aux ordinateurs, ainsi que des mots de passe internes et des politiques de sécurité.

Accès et exactitude de vos renseignements personnels

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels détenus par DFW. Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels ainsi qu’à l’information sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de ces renseignements en communiquant par écrit avec notre agent de la protection de la vie privée à l’adresse indiquée ci-dessus. Nous nous réservons le droit de confirmer votre identité avant de répondre à toute demande d’accès. L’accès peut être refusé s’il est exigé ou autorisé par la loi, notamment conformément aux exigences du secret professionnel avocat-client. Si une demande d’accès est refusée, nous vous fournirons une explication des motifs du refus.

DFW s’efforce d’assurer l’exactitude de vos renseignements personnels. Vous pouvez contester l’exactitude de vos renseignements personnels sous notre garde, et DFW les modifiera au besoin.

Notre politique de confidentialité s’applique uniquement aux renseignements recueillis par DFW. Nous ne sommes pas responsables des pratiques et politiques de confidentialité des tiers.

DFW révise périodiquement ses politiques et meilleures pratiques et publiera toute politique révisée ou mise à jour au besoin.